講述人程方球
  我叫程方球,是石門縣第一中學的一名檔案員。我們石門一中是一所已建校七十多年的名校,有著豐厚的歷史底蘊。名校的歷史,是由一份份檔案材料組成。我的工作,就是為這所名校建檔。
  那還是1999年,也就是我從事檔案工作的第二年。石門一中創省重點中學期間,省教委驗收組來校檢查驗收,有位領導突然提出要看兩位名人當年在校讀書時的資料。一位是解放軍上將;一位時任省委常委、宣傳部長,可謂是石門一中校友中的“雙子星”。我們很快便提供了他倆在校的註冊簿、考試分數登記表等原生態資料,都是手寫或鋼板刻印的,字跡有點模糊,有點滄桑,卻又鮮活地訴說著那段歷史。驗收組一行人看後,紛紛說石門一中不愧是名校。這也讓我意識到,名校要靠歷史來支撐,作為一中檔案員的我,頓時萌發了“名校要建名檔案”的品牌意識。
  面對一份份以手寫和鋼板刻印為主體的檔案,我不禁動了“心思”:以後的檔案要儘量減少手寫體,還得把一中從1986年建庫以來的資料全部輸入電腦,實行信息化管理。於是,我開始自學電腦。白天要工作,只能晚上和節假日加班加點學。為了追求打字速度和工作效率,我選擇了五筆輸入法。由於年近半百,記憶力打折,手腳也笨些,我只得下“鐵杵磨成針”的苦功夫,並有意挑選革命老前輩陶鑄的名篇《松樹的風格》來練習打字,讓文中所頌揚的松樹風格激勵我苦練於鍵盤。
  從打字開始,我漸漸掌握了錄信息、編程序、設計模塊等其他電腦技術。在長達16年的檔案生涯中,我系統地修完了湖南教育學院專科、湖南電大本科中文課程,還參加了全國計算機考試,併在行將退休之際,順利通過了檔案序列高級職稱評定。
  在實踐中我體會到,檔案之所以姓檔,首先是歸檔。如果收集不到檔案資料,檔案管理就成為無源之水。因此,我一直註重收集工作,採取了一系列行之有效的方法:如針對各科室的工作實際,明確規定歸檔範圍,確定檔案協理員,實行目標管理;利用校園網絡,實行網上傳送等等。對於收上來的材料,還要搞“政審”,如果發現不符合檔案規範的,則堅決按標準補上。2011年,我在整理總務科的上交材料時,發現每月發放的績效工資表上,沒有總務科長、分管副校長和校長的簽字,我便找上門去,要求補簽,讓這份材料完美無缺地歸了檔。
  另外,材料存檔,並非刀槍入庫、馬放南山,而是為了開發利用。隨著學校教學質量和名氣提升,檔案使用的頻率也不斷攀升,於是我把編研當作檔案工作的新課題。編,即把現成的檔案資料按確立的主題進行資料彙編;研,則是對所彙編的資料進行分析綜合,提出正確觀點,用以指導工作實踐。
  近些年來,我根據學校實際,彙編了《高中畢業生紀念冊》、《石門一中大事記》、《制度彙編》等專題資料,並建立專題索引,為使用者提供優質快捷服務,受到省市縣領導與專家的好評。2001年以來,我們檔案室為一中65周年校慶、畢業學生出國留學、參軍校友在部隊提乾以及教師評職稱、教育年鑒與教育志編寫等,提供檔案利用達2000多件次。
  目前,一個與名校相匹配的檔案系統基本建成。縣內外的不少單位紛紛請我去指導,我亦毫無保留地亮出自己的絕招。石門一中檔案工作的典型經驗,也像學校培養出的人才一樣,源源不斷地走出校門,贏得“名校名檔案”的美名。
  (本報記者 張晶整理)  (原標題:我為名校建檔案)
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